公司会议管理制度（你们公司都是怎样进行会前、会中和会后管理的

 

本文目录

• 你们公司都是怎样进行会前、会中和会后管理的
• 如何让公司会议效率变高

你们公司都是怎样进行会前、会中和会后管理的

【沐沐观点】你们公司都是怎样进行会前、会中和会后管理的？这个问题沐沐君可以分享一下我们公司的做法。首先介绍下我们公司，中国建筑，属于大型央企，会议管理相对比较规范。然后沐沐君自己做过两年的总经理秘书，大大小小的会参加过很多，也协助公司梳理过会议管理制度。我觉得好的会议管理，应当做到“会前准备、会中高效、会后跟踪”三个方面的工作。

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一、会前准备工作

会前准备工作包括收集会议议题，拟定会议通知，通知参会人员，收集并打印会议材料，提前检查会议室设备（录音笔、投影仪、电脑）等等，根据会议的不同，有时候还要打印人员桌牌，制作会议手册、提前收集发言稿等。

这里暂时讨论一般的公司会议。

几项准备工作里，大部分需要的只是细心，比较重要有会议议题的收集和会议通知的拟定，这里重点阐述一下。

1、会议议题的收集，是保证高效会议的重要前提条件。

这里举一个亲身经历的例子，沐沐君刚做秘书工作，参加的第一个党政联席会，有些公司也叫班子会，就是领导班子之间的会议。

第一次开了将近10个小时，却并没有解决什么具体的问题，大部分时间浪费在了了解问题、讨论问题和跑题上了，没有明确的议题、没有明确的发言时间、更没有明确的解决办法。

以前国企的会议效率由此可见一般，当然，现在制度都已经规范多了。

然后我们当时的总经理也烦，会后就让我拟一个会议制度出来。

首先执行的，就是开会必须提前上报议题，会议必须严格按照议题顺序进行。

紧接着第二次开会，好一些了，但还是开了4个小时，主要问题出在除了提出问题的领导，大家都对问题不了解，提出问题的领导也没有详细的解决办法，就是抛一个问题出来，花费了大量的时间在了解问题和讨论解决方案上面。虽然最后每个议题也都有了初步的解决方案，但还是不够高效。

于是会后我又和总经理讨论，增加了新的要求，除了上报议题之外，上会发言时必须带着议题的解决方案上会，比如，议题是什么？解决建议一是什么？解决建议二是什么？大家同意哪个？如果不同意，那么你的解决建议是什么？只提解决建议和表决，尽量控制讨论时间。

之后的会议就一次比一次顺利了，最高效的时候一个小时拍板了13个议题。

再对比之前的10个小时会议，实在是成就感满满。

2、会议通知的组成

会议通知一般要包括以下几个部分：

• 会议时间

• 会议地点

• 会议流程（或会议议题）

• 与会人员

• 会议主持

• 会议记录

然后要通过短信、微信、书面、或者OA办公系统等类似本公司所用系统进行通知，要确保每个与会人员都能收到，并进行回复。

二、会中高效决议，不说空话套话

就像上文说到的收集会议议题是高效会议的前提一样，会中的控制对提高会议效率也十分重要。

除了严格按照会议流程、会议议题进行会议之外，还有两个重要的角色。

一个是会议主持，会议主持要完成三项主要工作：

1、保证会议能够按照既定流程完成；

2、控制每人的发言时间，超时进行提醒；

3、在发言人偏题时进行提醒。

另一个是会议记录人员。

会议记录人员要重点记录问题，各种建议方案，和最终采用的方案。

原始会议记录可以多写一些，杂乱一些也无妨，重点是会后整理的会议纪要。

这里要清晰一个概念，会议记录和会议纪要是两个概念。

会议记录要求的是详实记录会议各项内容，会议纪要是经过提炼的，简洁明了的阐明会议问题和解决方案。

沐沐君以前不懂时，还把“散会吧，大家可以去吃饭了。”这样的话写进过会议纪要，现在想想也挺有趣。

三、会后跟踪，任何不能落地的措施都是假大空

会后第一时间整理出会议纪要，同时附上销项时间表，发给各个与会人员。

这里重点说明一下销项时间表。

销项时间表上只有4列内容，会议议题（什么事），解决措施（怎么办），负责人（谁去办），完成时间（什么时间办完）。

然后在规定时间安排专人跟踪，进行销项，确保会议的每一项决策得到落实。

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最后，总结一下。对于会前、会中和会后管理，要做到会前准备工作充足，重点在议题收集，并要求与会人员带着解决建议上会；会中高效，不说空话套话，发挥好会议主持和会议记录人员的作用；会后跟踪，制定销项时间表，确保会议各项决策顺利落地。好了，这次的分享就到这里，如果还有其他疑问，欢迎大家在评论区留言，我会一一给大家回复的。

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我是沐沐君，世界500强企业10年工作经验，获得过市级五一劳动奖章、市级先进工作者等荣誉。目前属于企业中层管理干部，热爱跑步和写作。喜欢用朴实通用的语言分享职场经验，欢迎大家关注沐沐君，共同交流，一起进步。

如何让公司会议效率变高

可以通过企业微信第三方服务商企微云来实现

一、利用企微云移动OA软件管理会议室

通过企微云会议助手，微信实现会议室查询、一键通知开会、扫码或摇一摇签到、上传会议纪要等事情。同时，通过严格的流程规范，帮助企业落实会议任务执行，实现会议全程管控。这样的操作彻底解决了传统中大公司会议管理中会议预定人工排队，纸质版会议签到、会议纪要手动操作记录等问题。

二、支持移动端进行预约会议室

可以运用企微云会议助手在PC端和电脑端进行操作的OA办公系统，不论企业成员在何处，都可以通过系统查看会议室状态，选择好开会时间段，系统会自动识别出该时间段的空闲会议室，简单又便捷。

三、进行移动端签到

像传统大公司开会议一般至少二三十个人，会议签到需要准备很多纸笔，不仅浪费时间还加重企业办公成本。而利用企微云办公OA会议助手，只需要通过在企业微信上添加会议相关功能，拥有管理权限的人员自行添加第三方应用，可以在手机端或者PC端管理后台进行。

四、利用OA软件记录会议纪要

会议纪要全程不需要纸笔，通过系统自动记录，只需要进入系统后台就可以查看、分享、复制会议纪要，方便又便捷。

总体而言，利用移动办公OA软件来进行会议开展，可以实现无纸化、同时可以规范会议流程，提高会议效率。除此，会议领导者要把握好开会的时间，会议时间越长效率越低。

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