怎样写一份简明扼要的会议记录？-飞

 

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上周三晚的《商务写作》微博课，我贴出了一份看起来很工整的会议记录，让同学们点评。大家纷纷说看不懂！

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显然，写一份会议记录，不是画个表，加上序号，然后把会上听到的内容一条条地写上去就完事的。会议记录需要逻辑，没有逻辑的会议记录根本起不到应有的作用。

这个会议记录是怎么来的呢？某天，部门经理有要事外出，出门前想起有一个会需要他参加。从会议邀请上看，这个会是为了解决公司人事咨询热线的某些操作问题，临时组织几个相关部门进行商讨。这事并不是部门的核心业务，也不是什么大不了的事，因此部门经理让下属小A代其出席，并做好记录，让他回来看。经理心想，小A好歹是个名校中文系毕业生，还有若干年工作经验，做会议记录这种小事应该难不倒他。

没想到，当经理看到小A的记录后，竟傻眼了。他写的是啥呀？！

或许，那中文系毕业生只会写随笔，不会写会议记录。就让我来唠叨一把，告诉大家怎样写一份让别人看得懂并觉得有用的会议记录吧。

为什么要做会议记录？

对于前面的事例来说，目的很简单，部门经理不能参会，就委托小A把会议主要内容记下来，让他知晓。然而，除了这个小case以外，会议记录还具有更重要的功能。

它用来告知和提醒与会者和相关人等，在会议中讨论了哪些事项，做了哪些决定、部署或分工。也就是说，会议记录是一个落实讨论结果、推进工作进程的有效工具。

如果光开会不做记录，或者记录做得不完整不正确的话，那无论会上提了多少方案、做了多少决定都是白扯。

有很多事情，比如部门内部的工作事务、公司内部的跨部门合作，或者甲乙双方的业务磋商，如果大家谈来谈去忙来忙去，事情却老是进展缓慢甚至停滞不前，那就要检查会议记录这个环节有没有出问题。

会议记录有哪些常见问题？

如前面的事例，记录的质量(july是几月？july代表7月份，英文缩写为jul，共有31天 ，源自于拉丁文Julius（即朱里斯）。)不佳，表述混乱，缺乏逻辑，是其中一种问题。另外，还有记录的内容与商讨的内容不符的问题。

我曾经两次经历过乙方发过来的会议记录内容与我们在会议上做的决定完全相反。这当然是往对乙方有利的方向反，不是对我方有利的方向反。那两份会议记录，格式专业，行文妥帖，标准的商务英语调调，看起来很舒服。要是我没有逐字逐句认真看的话，其中的出入根本发现不了。

还有些问题不是出在会议记录本身，而是对会议记录的管理方式不当。有的公司或者团队会议记录一大堆，但没人负责监督跟进。只打雷不下雨，很多事情不了了之。还有的公司缺少一个完善的会议记录保存系统，当出了什么事需要找出某个会议记录以资查证时，怎么也翻不出来，一帮项目人员只能干瞪眼干着急。

当你了解到会议记录的重要性之后，就不会再把它看作无足轻重的小事。

会议之前，该做哪些准备？

真正会做会议记录的人，飞外从开会前就进入角色。他会尽可能地了解会议信息，比如会议目的、会议时间、谁主持、谁出席、上一次会议的资料等。做足准备功夫，才能充分地理解会议内容、准确地抓住会议重点。然后，他在纸上预先写下记录框架，以便做记录时有的放矢，不会顾此失彼一片忙乱。

我在咱们微博课的忠实粉丝 @空想白梦 同学提出的建议上，略作修改补充，形成下面的框架内容供各位参考。

开会的日期、时间和形式有什么人参与，谁是主持？开这个会是要探讨什么问题？问题的形式和现状是怎样的？提出什么解决方法或观点？达成什么共识？还存在什么问题？后续工作如何开展？谁负责什么事，需在何时完成？下次的开会时间？ 会议之中，该如何记录？

当参会者陆续进入会议室，或者拨通电话上线时，记录者应该把之前准备好的名单拿出来逐一核对。要是发现其中有些不认识的人，就要请会议组织者帮你介绍一下。弄清楚谁是谁，对接下来的记录工作很有帮助。

不要试图逐字逐句记下人们在会上说过的话，根本没这个必要。会议记录的作用是摘录会议中商讨的梗概和作出的决定，不是如实反映什么人说了什么话的口供笔录。

及时在之前拟好框架的那张纸上，记录下相关内容，不要等到会议结束后再去回忆。这个框架的作用就在于提醒你记录的重点，避免遗漏关键信息。

会议结束后，该如何整理笔记？

会议结束后，要趁热打铁回顾你做的笔记，有什么没弄清楚的地方要赶紧找相关人等问个究竟。然后，根据所在公司的标准模板或者行文习惯，把笔记整理成一篇语句简洁、条理清晰的记录文稿。

记录整理完毕，先不要急着群发出去，要先交给会议主持人过目。确定没有遗漏或错误之后，再把记录发给与会者和其他相关人士。

然后，把会议记录中需要跟进处理的事项记入自己常用的工作笔记或者输入电脑里的任务管理器，注明或设置预订完成时间，定期检查工作进度。

最后，把会议记录存入档案，并建立或者修改相关索引，以便日后查找调用。

当你完成上面的步骤之后，人们花在这个会议上的时间和精力才不会白白浪费。

不会做会议记录，会有哪些损失？

上面提到的会议记录常见问题，是站在公司业务运作的角度上总结的。站在咱们上班族的角度，不会做会议记录，会有哪些影响呢？

有的小白会想，我现在只是个初级员工，没啥机会参加会议，即便参加也不需要我做记录。没错，这是实情，但要知道一点，当领导派你去做记录时，他不会先把你教会再让你上阵。同样地，其他同事也没有教你的义务。

可以说，撰写会议记录、商务邮件、工作计划、进度报告等商务文书，就像使用Word，Excel、Powerpoint一样，早已广泛默认为每个上班族应知应会的基本技能。

不懂这些技能，影响的是你的职业发展机会。正如文章开头提到的例子，部门经理看到小A的记录之后，会怎么想？他还会安排小A参加其它会议吗？

因此，会议记录做得不好，耽误的不仅是你的工作，还有你的前途。

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